Da wir für das Verteilen von Mails in unserer Gruppe die eMail-Adressen der Abonnenten aufnehmen und verarbeiten müssen, haben wir auch festgelegt, wie wir damit umgehen. Hierbei unterscheiden wir zwischen Besuchern dieser Webseite und Abonnenten, die im Verteiler aufgenommen sind.
Jeder Abonnent der Mailinglisten meldet sich mit seiner eMail-Adresse am Verteilsystem an. Weiterhin wird beim Besuch dieser Seite unvermeidlich die IP-Adresse des Besuchers an unseren Webserver übermittelt, auch wenn er noch kein Abonnent ist. Weitere personenbezogene Daten fallen nicht an.
Jeder Abonnent der Mailinglisten stellt dem Verteilsystem mindestens eine eMail-Adresse zur Verfügung, an die in der Folge entsprechende Mails der anderen Abonnenten verteilt werden. Diese Mailadresse ist erforderlich und wird zur Erbringung der Funktion gespeichert. Mailbeiträge von Abonnenten selbst werden jedoch nicht dauerhaft bei uns gespeichert, sie verbleiben also nicht auf dem System, nachdem alle Abonnenten ihre jeweilige Kopie zugesandt bekommen haben. Ein solcher Verteillauf an alle Abonnenten ist nach wenigen Sekunden erledigt, wenn diese erreichbar sind. Immer wieder sind Adressen jedoch nicht erreichbar, zB weil das Speichervolumen beim Empfänger voll ist. Dann kriegt unser Verteiler eine Nachricht darüber. Es gibt auch noch weitere Gründe, warum nicht sofort zugestellt werden kann. Für diese Fälle von (übergangsweise) nicht zustellbaren Mails wird die Kopie der Mail bei uns gespeichert, bis auch der letzte sie bekommen hat oder der Verteiler aufgibt.
Wir nutzen für den Mailverteiler die Dienste eines Providers in Mainz. Der macht für die schnelle Wiederherstellung der gesamten Systeme nach einem Schaden eine Datensicherung (ein Backup). Dieses schließt sowohl die Funktion des Mailverteilers als auch die Liste der Abonnenten-eMail-Adressen ein. Mailadressen und ggf. noch in Verteilung befindliche Mails werden auch im Backup gespeichert.
IP-Adressen der Besucher und Abonnenten werden im Webserver gespeichert. Wir arbeiten daran, dies abzustellen, da es für uns nicht notwendig und damit verzichtbar ist.
Abonnenten, die das Abonnement kündigen, werden aus dem Verteilsystem unmittelbar entfernt. Eine Undo-Funktion gibt es hierbei nicht. Sollte das Interesse später wieder aufleben, ist eine erneute Anmeldung erforderlich.
Das Backup hat eine gewisse Speicherdauer über die Generationen der Sicherungen. Sind die alle einmal durchrotiert, ist danach alles zuvor Gelöschte auch aus dem Backup unwiederbringlich entfernt.
Es ist theoretisch denkbar, dass ein Abonnent, der sich unmittelbar vor einem Systemdefekt abgemeldet hatte, nach der erfolgten Rücksicherung aus dem Backup wieder als aktiver Abonnent enthalten ist. Dieser seltene Fall ist technisch nur sehr aufwändig perfekt zu lösen, so dass wir ihn nicht realisieren werden. Wir bitten in diesem Falle alle hiervon betroffenen Abonnenten um die erneute Abmeldung. Alle Abonnenten werden zudem von uns nachträglich über Systemprobleme dieser Art informiert, insbesondere wenn die Funktion des Verteilens der Mails unterbrochen war. Sie bleiben also nicht im Unklaren.